📖 מדריך שימוש
כל מה שצריך לדעת על ShiftFlow
מ-0 לעסק מנוהל תוך 10 דקות. המדריך הזה יעביר אותך על כל פיצ׳ר בפלטפורמה.
התחלה מהירה — 5 שלבים
מ-0 לעסק מגויס ומנוהל תוך פחות מ-10 דקות:
צור חשבון
הירשם עם מייל וסיסמה. שם העסק שלך הופך לכתובת ייחודית (slug).
הוסף משרה
בחר תבנית (מלצר, מוכר, שומר…) או צור מותאמת. הוסף שאלות סינון.
שלח לינק / QR
שלח לינק גיוס ל-WhatsApp, Instagram, או הדפס QR לשלט ברחוב.
קבל מועמדים
מועמדים ממלאים טופס. רק המתאימים מגיעים לרשימתך.
בנה לוח משמרות
לאחר גיוס, צור לוח משמרות שבועי ושלח לצוות.
לאחר ההרשמה, תועבר אוטומטית לאשף הקמה שיעזור לך ליצור את המשרה הראשונה.
משרות וגיוס
דף המשרות הוא הלב של מערכת הגיוס. כאן אתה יוצר ומנהל את כל המשרות הפתוחות.
יצירת משרה חדשה
לחץ על "משרה חדשה +" ובחר:
- ·תבנית מוכנה — מלצר, מוכר, קופאי, ברמן, טבח, שומר, נהג, מנקה…
- ·משרה מותאמת — בנה מאפס עם שם, תיאור ושאלות משלך
שאלות סינון — כלי הנשק העיקרי שלך
שאלות סינון מסננות את המועמדים אוטומטית לפני שהם מגיעים אליך:
כן / לא
הגדר אם "לא" = פסילה אוטומטית (Knockout). לדוגמה: "יש לך רישיון נהיגה?"
רב ברירה
מועמד בוחר תשובה אחת. הגדר אילו תשובות "עוברות" את הסינון.
טקסט חופשי
שאלות פתוחות ללא סינון אוטומטי. לדוגמה: "ספר על עצמך."
שיתוף המשרה
- ·לינק ישיר — העתק ושלח לכל ערוץ (WhatsApp, Instagram, Telegram)
- ·QR קוד — הורד ב-PNG ו-SVG להדפסה על שלטים ודלתות
- ·קישור מקוצר — נוח לשיתוף בעל פה
ניהול משרה קיימת
- ·השהה / הפעל — עצור קבלת מועמדים בלחיצה אחת
- ·ערוך — שנה שם, תיאור ושאלות (ללא פגיעה בתשובות קיימות)
- ·מחק — מחיקה קבועה, כולל כל המועמדים הקשורים
תבניות המשרה כוללות שאלות סינון מוכנות מראש. מומלץ להתחיל מתבנית ולהתאים אישית.
ניהול מועמדים
כל מועמד שמגיש מועמדות דרך הלינק שלך מופיע אוטומטית בדף המועמדים.
תצוגת מועמד
- ·פרטים אישיים: שם, טלפון, אימייל
- ·תשובות לשאלות הסינון
- ·סטטוס: ממתין / עבר סינון / נפסל / הוזמן לראיון / התקבל / נדחה
- ·היסטוריה: כמה פעמים הגיש (זיהוי חוזרים)
פעולות מהירות
- ·WhatsApp — פתח שיחה ישירה עם המועמד
- ·התקשר — חייג ישירות מהמערכת
- ·שנה סטטוס — קדם בתהליך בלחיצה
- ·הוסף הערה — רשום פנימית לצורך מעקב
סינון וחיפוש
- ·סנן לפי סטטוס, משרה, תאריך הגשה
- ·חפש לפי שם / טלפון
- ·ייצוא מועמדים ל-Excel
מועמד שמגיש פעם שנייה מזוהה אוטומטית ומסומן — כך לא תאשר בטעות מועמד שנפסל בעבר.
לוח משמרות
לוח המשמרות מאפשר לבנות ולנהל את לוח העבודה שבועי עבור כל הצוות.
יצירת משמרת
- ·לחץ על תא ריק בלוח לבחירת יום ושעה
- ·בחר עובד מהרשימה (או "פתוח" לחיפוש מחליף)
- ·הגדר שעות התחלה וסיום
- ·הוסף הערות רלוונטיות למשמרת
תצוגות
- ·שבועית — ראה את כל הצוות לאורך השבוע
- ·יומית — פירוט מלא של יום ספציפי
- ·לפי עובד — כל המשמרות של עובד בודד
התראות אוטומטיות
- ·תזכורת 24 שעות לפני המשמרת
- ·תזכורת 2 שעות לפני
- ·עדכון בכל שינוי
- ·הודעה על ביטול
ניתן להגדיר תבניות שבועיות חוזרות — חסוך זמן בבניית לוח קבוע.
ניהול צוות
ניהול כל העובדים, ההרשאות והפרופילים במקום אחד.
הוספת עובד
- ·הזנה ידנית — שם, טלפון, תפקיד, הערות
- ·ייבוא מ-Excel — העלה קובץ עם רשימת עובדים בבת אחת
- ·הזמנה — שלח קישור לעובד להצטרף בעצמו
תפקידים והרשאות
בעלים
- ·גישה מלאה
- ·ניהול חיובים
- ·מחיקת עסק
מנהל
- ·ניהול עובדים
- ·עריכת משמרות
- ·צפייה בדוחות
עובד
- ·צפייה במשמרות
- ·בקשת החלפה
- ·סימון נוכחות
ניהול זמינות
- ·כל עובד יכול להגדיר זמינות שבועית
- ·המערכת מציגה זמינות בעת שיבוץ
- ·ניתן לסמן חופשות וחגים מראש
ניתן לייבא עובדים מ-Excel — הורד את תבנית הייבוא, מלא פרטים ועלה.
החלפות וביטולים
מודול ההחלפות מאפשר לעובדים לבקש החלפה — והמנהל רק מאשר.
תהליך ההחלפה
עובד א׳ מגיש בקשת החלפה לאחד ממשמרותיו
עובד ב׳ (ממש אחרים) מסמן שהוא יכול לקחת
המנהל מאשר או דוחה את ההחלפה
שניהם מקבלים התראה על תוצאת הבקשה
ביטול משמרת
- ·עובד מבטל משמרת — מנהל מקבל התראה מיידית
- ·אפשרות לפתוח את המשמרת לחיפוש מחליף
- ·היסטוריה מלאה של ביטולים לכל עובד
הגדר מדיניות ביטול — כמה שעות מראש מותר לבטל. עובדים שמבטלים מאוחר מסומנים.
הגדרות עסק
פרטי הארגון
- ·שם העסק, לוגו, כתובת
- ·סלוגן — מופיע בדף המועמד
- ·כתובת URL ייחודית (slug)
- ·טלפון ליצירת קשר
הגדרות התראות
- ·התראות על מועמד חדש
- ·תזכורות משמרות
- ·שעות התראה מראש (1h / 2h / 24h)
ניהול סניפים
- ·הוסף מספר סניפים לעסק אחד
- ·ניהול צוות נפרד לכל סניף
- ·לוח משמרות נפרד לכל סניף